焦作市档案管理办法

焦作市人民政府令

第 14 号

《焦作市档案管理办法》已经2011年9月28日市人民政府第50次常务会议审议通过，现予公布，自2011年12月1日起施行。

市长 孙立坤

二○一一年十月二十四日

第一章 总 则

第一条 为了加强档案管理工作，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《河南省档案管理条例》等法律、法规，结合本市实际，制定本办法。

第二条 本市行政区域内档案的收集、整理、保护、利用和管理，适用本办法。

第三条 市、县（市）区人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业建设列入国民经济和社会发展规划，把档案信息化建设纳入政府信息化发展规划，按照国家规定建立健全档案机构，确定人员编制，建设档案馆库等设施，将档案事业和重点档案保护、抢救、征集、征购所需经费，列入本级财政预算。

第四条 各级档案行政管理部门要规范行政执法行为，把档案行政执法作为依法管理档案事业的主要手段，使之经常化、制度化。

第五条 在档案工作中做出显著成绩及向国家捐赠重要、珍贵档案的单位和个人，由各级人民政府或档案行政管理部门、有关主管部门给予表彰和奖励。

第二章 档案工作机构

第六条 市档案行政管理部门主管全市档案事业，对全市的档案事业实行统筹规划，组织协调，监督指导。

各县（市）区档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内的机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。

乡、镇人民政府以及街道办事处应当指定专人负责管理本机关的档案，并对所属单位和村（居）民委员会、社区的档案工作给予指导和支持。

村（居）民委员会、社区应当加强档案管理，做好档案的收集、整理、保管和利用工作。

第七条 县级以上开发区（产业集聚区）管理机构应当建立档案工作机构，负责本单位的档案工作，并对所属及进驻单位的档案工作进行监督和指导。

第八条 机关、团体、企事业单位和其他组织应当建立健全档案管理机构，配备档案工作人员，集中统一管理本单位各种门类的档案，并对所属机构的档案工作进行监督和指导。

档案机构的设立、变更和撤销，按管理权限向相应档案行政管理部门备案。

市行业（专业）主管部门制定本行业、本系统档案工作业务规范，须经市档案行政管理部门同意后实施。

第九条 市、县（市）区分别设立国家综合档案馆，作为本行政区域内负责收集和永久保管档案的机构和政府信息公开查阅场所。

第十条 在办公区域相对集中的机关、事业单位，建立文件（档案）管理中心，在档案行政管理部门领导下，承担各单位档案管理机构职能，负责向同级国家综合档案馆移交档案。

第十一条 依法成立并在省档案行政管理部门备案的中介服务机构，在本市行政区域内从事档案鉴定、评估、咨询等中介服务，应接受市档案行政管理部门的监督和指导。

第十二条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具有档案专业知识并经考核取得岗位资格证书。

依法对档案专业人员实施继续教育培训。高中级专业技术人员每年脱产学习累计不少于64学时，其他专业人员每年累计不少于56学时。

第三章 基础设施建设

第十三条 市、县（市）区人民政府应当将国家综合档案馆建设纳入本级国民经济和社会发展规划、城市总体规划、政府投资计划。

第十四条 新建、改建和扩建国家综合档案馆，应满足档案馆作为重要档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息公开查阅中心和电子文件中心的设置要求，满足提供社会公共文化服务的要求，符合《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》。

第十五条 档案馆建设项目包括房屋建筑、场地和档案馆专用设施。

档案馆房屋建筑由档案库房、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公用房等主要功能用房和附属用房及建筑设备组成。

档案馆场地主要由人员集散场地、道路、停车场和绿化用地等组成。

档案馆专用设施主要包括档案专用运输设备、档案装具、档案保护技术设备、缩微设备、专用信息化设备。

第十六条 新建市、县（市）国家综合档案馆应符合同级国家一类档案馆标准，市档案馆建筑面积不低于1.1万平方米，县（市）档案馆建筑面积不低于0.5万平方米。新建市辖区国家综合档案馆应符合县级国家二类档案馆标准，建筑面积不低于0.3万平方米。

国家综合档案馆与其他城市互建异地备份档案库时，其建筑面积不计入本标准。

第十七条 档案馆建筑要适应档案信息化建设的要求，根据办公自动化及安全、保密等要求，综合布线、预留接口，通讯与计算机网络设施应满足工作需要。

第十八条 机关、团体、企事业单位和其他组织档案管理机构应有专门的档案库房，做到库房与办公区域、阅览区域分开。

第四章 资源体系建设

第十九条 机关、团体、事业单位、大中型企业和其他组织，应当自成立之日或注册之日起60日内,按管理权限到相应档案行政管理部门办理档案管理登记手续。终止活动的，应按照国家有关规定妥善处理其保管的档案，并办理档案管理注销登记手续。

第二十条 机关、团体、企事业单位和其他组织应结合单位职能和工作实际，编制本单位的文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政管理部门同意后执行。

第二十一条 市、县（市）区档案行政管理部门应制订国家综合档案馆收集档案的范围，经同级人民政府同意后组织实施。

第二十二条 机关、团体、企事业单位和其他组织按规定应当归档的材料，由文秘或业务机构收集齐全，及时整理，按期移交本单位档案工作机构集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。

第二十三条 机关、团体、企事业单位和其他组织应当按照下列规定向有关国家综合档案馆移交档案：

（一）列入市档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年移交；

（二）列入县（市）区国家综合档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满5年移交；

（三）城建、房产、社会保险、干部人事等专门档案的移交期限，由其主管部门确定。其中属于永久保存的档案，在有关主管部门保存满10年，向同级国家综合档案馆移交。国家另有规定的，从其规定。

（四）撤销、合并等单位的档案，按照规定及时移交。

第二十四条 属于各行政机关主动公开范围的政府信息，应当自该政府信息形成或者变更之日起20个工作日内，向设在同级国家综合档案馆的政府信息公开查阅中心提供规范文本予以公开。

第二十五条 下列涉及本市的重大活动、突发事件，主办和参与组织的单位应当及时完整地收集、整理、保管相关文件材料，在活动结束后60日内向同级国家综合档案馆移交：

（一）党和国家领导人、省部级主要领导同志的检查、视察、考察、指导工作；

（二）外国政要、国际组织及其负责人、外国对华友好团体和著名友好人士等在本市的参观访问活动；

（三）国家、省在本市召开的重要会议、举办的重大活动；

（四）在全市范围内产生重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共卫生和社会安全事件的处置活动；

（五）其他对本市具有重大影响的活动。

参与宣传报道重大活动的新闻单位，应在活动结束后30日内将收集、整理的重大活动照片、音像档案的复制件移交主办和参与组织的单位。

第二十六条 举办第二十五条所列各类活动，主办和参与组织的单位应通知同级档案行政管理部门，使档案部门提前介入；应指定专人负责，及时做好档案资料收集工作，将重大活动档案资料按规范标准整理归档。

第二十七条 重点建设项目的建设单位和重大科研项目的承担单位应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，加强档案的规范化管理。

县级以上人民政府确定的重点建设项目和重大科学技术研究项目验收或者鉴定前，由同级档案行政管理部门会同项目主管部门的档案机构对项目档案进行验收。未经档案验收或者档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收、鉴定。

第二十八条 专业性强、需要保密或本单位利用频繁的档案，不能按期移交档案馆的，经同级档案行政管理部门, , 同意，可以适当延长移交的期限。

第二十九条 国有企事业单位和国家控股企业的档案归国家所有。单位资产和产权变动时，其档案资料属资产清理范围，应在主管部门、国有资产管理部门和同级档案行政管理部门的监督指导下，同其他国有资产一同清理评估，并在资产清理结束后，按照国家规定做好档案的移交和处置工作。

第三十条 国有企业与外商合资、合作经营的，合资、合作前的档案属于国家所有；合资、合作经营后的档案应当另立全宗；终止合同后，其档案的保存和使用，按照双方协议执行。国家另有规定的从其规定。

集体企业、私营企业、股份制企业、股份合作制企业和外商投资企业的档案工作是国家档案工作的组成部分。其档案属企业所有，受国家法律保护。经协商同意，各级国家综合档案馆可以接收上述企业具有重要保存价值的档案进馆。

第三十一条 因保管条件恶劣，可能导致档案不安全或者严重损毁的，按照下列规定处置：

（一）列入国家综合档案馆接收范围的国有档案，档案行政管理部门可以采取措施，提前接收入馆；

（二）非国家所有但对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案，由档案行政管理部门督促档案保管者改善保管条件，或者征得其同意后由国家综合档案馆代为保管。

第三十二条 市档案行政管理部门应以民生档案、重大活动档案、地方特色档案为重点，以各级国家综合档案馆为中心，对保存在全市各级各部门的档案，进行实体和信息的整合，实现档案资源的共有共享。

第三十三条 市、县（市）区各单位编著的各类书刊、音像制品等公开出版物和经新闻出版管理部门批准编著的内部资料，应当向同级国家综合档案馆送交一式五份，作为馆藏保存。

国家综合档案馆可以向社会征集、征购档案。鼓励单位和个人自愿捐赠档案，或将档案交档案馆寄存。

第三十四条 向国家综合档案馆移交、捐赠的档案，归国家所有；寄存在国家综合档案馆的档案，归寄存者所有。

第三十五条 各级史志编修单位收集、征集的档案史料中涉及以下档案的，应定期向同级国家综合档案馆移交，任何单位和个人不得隐匿或据为己有：

（一）民国和民国以前的档案；

（二）中华人民共和国成立以前中国共产党及其领导下的政府、军队、团体所形成的档案；

（三）中国共产党领导人、中华人民共和国国家领导人以及著名历史人物的手迹、手稿、信札、日记、声像、谱牒等档案；

（四）其他具有重要价值的档案。

第五章 安全体系建设

第三十六条 各级各类档案馆和机关、团体、企事业单位、其他组织的档案机构，应当建立健全科学的档案管理制度，采取有效措施，防止档案损毁、散失和泄密，确保档案的完整与安全。对重要、珍贵的档案应当采取特殊的保护措施，进行重点保护。

第三十七条 建立重要档案异地备份制度。与有关城市互建备份档案专用库房，对本市区域内的重要档案进行异地备份，以有效应对突发事件和自然灾害。

（一）全市重要档案异地备份工作由市档案行政管理部门负责统一协调组织；

（二）已移交各级档案馆保存的重要档案，由档案馆负责制作备份件。保存在其他部门的重要档案，由其主管部门负责制作备份件（纸质、电子）；

（三）以后形成需异地备份保存的重要档案，要及时制作档案副本或备份件，于每年10月1日前，集中报至市档案行政管理部门。

第三十八条 各级各类档案馆和机关、团体、企事业单位、其他组织的档案机构，应当根据需要，逐步配备适应档案管理现代化的设备。

第三十九条 引导机关、企事业单位开展档案工作规范化管理认证、复查工作，提高基层单位档案管理水平。

档案管理等级证书有效期5年。到期由原验收单位组织复查，复查不合格或未参加复查的，等级证书自行失效。

第四十条 保密档案的管理和密级的变更、解密，保存期满档案价值的鉴定、销毁等，必须按照规定的程序和方法进行。严禁擅自销毁档案。

第四十一条 属于国家所有的档案，任何组织和个人都不得出卖。

属于集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管；向各级国家综合档案馆以外的任何单位出卖、转让、赠送档案，以及向国内外单位或者个人赠送、交换、出卖档案的复制件，必须严格遵守档案法和国家有关规定。

第四十二条 属于国家禁止出境的档案不得出境。

属于国家允许出境的档案，单位或个人需要携带、运输或邮寄出境的，应当提前30日向当地档案行政管理部门或主管部门申请，经省档案行政管理部门审查批准或根据规定报国家档案行政管理部门批准。

第六章 信息化建设

第四十三条 市档案行政管理部门应统一档案信息化建设的标准规范，按照“相对统一、标准通用”的原则，在全市推广应用电子文件在线归档系统和档案管理软件，确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享。

第四十四条 加强档案目录数据库、全文数据库建设。各级国家综合档案馆馆藏档案应全部实现计算机目录检索；分阶段、分步骤对珍贵、重要、易损的历史档案和利用频率高、涉及民生的档案进行数字化转换。

第四十五条 各级国家综合档案馆应建立电子文件中心，依托市、县（市）区电子政务网平台，及时接收电子文件和电子档案，提供电子文件的在线服务。

第四十六条 加强电子文件归档与管理，各机关、团体、企事业单位和其他组织在向同级国家综合档案馆移交纸质档案时，应同时移交电子档案和文件级机读目录。

第四十七条 加强档案信息网站建设，构建全市范围内的政府公开信息、电子文件及电子档案目录信息等网上报送及应用平台，建立集中、统一、高效的查询枢纽和应用平台。

第四十八条 与电子政务建设工程配套，加快建立数字档案馆，保证在电子政务内（外）网各应用系统中运行的电子数据在传输、运转、处理完毕后，完整、安全地得到集中存储和永久保存，并为政务公开提供长效服务。

第七章 利用体系建设

第四十九条 国家综合档案馆保管的档案，应当在整理、鉴定完毕后向社会开放，开放日最迟不超过自档案形成之日起满30年。涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及按照国家规定不宜开放的除外。

第五十条 公民、法人和其他组织持合法有效证件，可以在档案馆和其他保管国家所有档案的机构利用已经开放的档案和政府公开信息。利用未开放的档案，应当办理相关审批手续。

境外组织和个人利用档案馆已开放的档案，按照国家有关规定办理。

档案馆提供利用寄存的档案，应当经寄存者同意。向档案馆移交、捐赠、寄存档案的，对该档案享有优先利用权，并可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益。

第五十一条 档案馆和其他保管国家所有档案的机构提供社会利用档案的，按照国家的有关规定收费。

单位和个人利用其移交、捐赠、寄存、委托代管的档案，档案馆除可以收取复制、邮寄等成本费用外，不得收取其他费用。

第五十二条 档案馆（室）提供利用重要、珍贵的档案，应当用电子文件、缩微品或者其他形式的复制件代替原件。

档案馆（室）提供的档案复制件，加盖档案保管单位印章的，具有与档案原件同等的效力。

第五十三条 属于国家所有的档案，已开放的不需履行公布手续；未开放的，由国家授权的档案馆或有关机关公布。

非国家所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家的安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

第五十四条 各级国家综合档案馆应当对馆藏档案进行研究，加强档案信息资源的开发利用，编辑出版档案史料，举办档案展览，开展社会宣传教育，提供各种形式的档案服务，发挥档案馆的爱国主义教育功能。

第八章 罚 则

第五十五条 有下列行为之一的，由市、县（市）区档案行政管理部门按照《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条、《河南省档案管理条例》第三十二条的规定，责令限期改正；对拒不改正的，由有关主管部门对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予行政处分:

(一)不按规定建立档案管理制度的；

(二)将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；

(三)不按规定办理档案登记、备案手续的；

(四)不按规定向有关档案馆移交档案的；

(五)不按规定向档案行政管理部门报送应当异地备份的重要档案的；

(六)不按规定向档案行政管理部门报送应当重点收集和保管的档案目录的；

(七)拒绝接受档案行政管理部门监督检查或者拒不改正违规行为的。

第五十六条 有下列行为之一的，由市、县（市）区档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）违反本办法第四十一条规定，擅自出卖或者转让档案的；

（五）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（六）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

在利用档案馆和机关、团体、企事业单位、其他组织档案机构的档案中，有前款第一项、第二项、第三项违法行为的，由市、县（市）区档案行政管理部门按照《中华人民共和国档案法》第二十四条第二款、《河南省档案管理条例》第三十三条的规定，给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失。

企业事业组织或者个人有第一款第四项违法行为的，由市、县（市）区档案行政管理部门按照《中华人民共和国档案法》第二十四条第三款的规定给予警告，可以并处罚款；有违法所得的，没收违法所得；并可以依照《中华人民共和国档案法》第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案。

第五十七条 第五十六条第二款、第三款规定的罚款数额，根据有关档案的价值和数量，对单位为1万元以上10万元以下，对个人为500元以上5000元以下。

第五十八条 违反本办法造成档案损失，能够确定档案损失价值的，按照档案损失价值予以赔偿；不能够确定档案损失价值的，由市、县（市）区档案行政管理部门组织专家鉴定评估确定后予以赔偿。

第九章 附 则

第五十九条 本办法自2011年12月1日起施行。1997年7月2日焦作市人民政府印发的《焦作市档案管理规定》（焦政〔1997〕26号）同时废止。