河南理工大学出版档案工作规范

一、出版档案工作的基本要求

（一）学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料，均属出版档案。

（二）出版档案必须实行集中管理，以确保其完整、系统、准确和安全，方便开发利用。

（三）出版档案是国家科学文化和学院教学科研发展的历史记录，是学院档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入各部（室）负责人和责任编辑、出版印制人员的职责范围、出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时，要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。

（四）校学术出版中心、学报编辑部、校报编辑部要有一位负责人分管出版档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同校档案部门认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。

二、出版档案归档范围的确定

（一）确定的原则

1．归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3．归档的出版材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容，具体范围见附件《出版类档案归档范围和保管期限表》。

2．归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。

（三）不归档的文件材料

1．上级机关有关出版的普发的（非专指高校）、不办的文件；

2．未生效的合同、协议书；

3．不退、不用的稿件、非定稿的稿件；

4．重份文件及校内单位发来的文件；

5．无查考价值的事务性、临时性函件；

6．校外单位交换来的材料。

以上某些文件如认为必要，也可有选择地作资料暂存。

三、出版文件材料的部门立卷和归档流程

（一）形成积累

1．出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集整理放入材料积累袋内，并随时检查归档材料是否完整、系统、准确，及时进行补救。

2．出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，经部（室）主任审查和专（兼）职档案员检查后，编好卷内目录，连同原稿、清样、样书（均须写入目录内）顺序放入袋内。

（二）整理组卷

1．出版档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷，期刊视情况几期一卷，注意分清年度，不可混年立卷。

2．跨年的出版档案，放在出版物的出版年度立卷。

3．出版档案内的原稿，清样，均须除去金属物，修补破损处，用线装订。

4．卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。照片和不便装订的手迹，应放入特制小纸袋内装订，装订线外有重要批注者，须进行贴边处理。

5．页、件号的编制，按卷内文件材料顺序排列，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写，样书只编件号。

6．卷末备考表应逐项认真填写。

7．出版档案案卷标题以书籍著（译）者、书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题。

（三）归档验收

1．书刊出版后一个月内，责任编辑应向本部（室）专（兼）职档案员归档，经验收合格后，发给凭据，部（室）负责人和财务部门始可按此签发稿费通知单和发放稿费。

2．各部（室）的专（兼）职档案员应在次年六月底前，将上年应归档的出版档案，集中向校档案部门移交，移交时填写移交目录一式二份，双方各执一份。

3．出版物版权转移到校外出版单位时，档案一般应随同转移，或者将有关材料退还给作者。