河南理工大学外事档案工作规范

一、外事档案工作的基本原则

（一）学院在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。

（二）外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

（三）外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到学校有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

（四）外事部门要有一位领导分管外事档案工作，由本部门专（兼）职档案员负责收集、积累、归档。

（五）努力实现外事档案的科学化管理，大力开发信息资源，为学校教学、科研、人才交流服务。

二、外事档案归档范围的确定

（一）确定的原则

1．归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

3．归档的外事文件材料必须遵循其自然规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理、出国（境）、来院任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见附件《外事类档案归档范围和保管期限表》。

2．归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

3．本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学院的纪念品、礼品，有保存意义的应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。

（三）不归档的材料

1．上级关于外事工作普发的（不专指高校）、不办的文件；

2．未定稿的各种文件；

3．未生效的合同、协议书；

4．无查考利用价值的一般性、临时性函件；

5．重份文件，校内各单位发来的文件；

6．与校外单位交换来的材料。

以上不归档的某些材料，也可有选择地作资料暂存。

三、外事文件材料的部门立卷与归档流程

（一）形成积累

1．学校外事管理部门是外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总、整理组卷、按规定向学校档案部门移交。

2．归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。

3．外事文件应归档三份，外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的并酌加副本。

（二）凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事管理部门进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报帐结算，师资管理部门才准予报到上班。

（三）整理组卷

1．根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。

2．对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质、分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后排列。

3．拆除卷内文件中金属物，对破损的文件材料进行修补。

4．外事文件材料，采用卷皮或卷盒方式保管，可以整卷装订，可以组成薄卷，也可以每件文件用缝纫机装订后装盒保管。

5．幅面大于卷皮或卷盒（袋）的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管。档号与文字材料一致。

6．以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码、无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从一开始，页号位置标在非装订线一侧的下角。

以盒（袋）装形式保管的外事文件材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章逐项填写。

7．填写卷内目录。归档的案卷必须填写卷内目录，卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

每个案卷组成以后，都要填写备考表，写明本案卷文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度，损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。

8．外事管理部门要进行归档前的鉴定工作，按规定提出每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见，经单位主管领导同档案部门协商后确定。

（四）归档验收

1．由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷的卷内目录之前。