河南理工大学财会档案工作规范

一、财会档案工作的基本原则

（一）学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料，均属财会档案。

（二）财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是学校全部档案的重要组成部分。

（三）财会档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

（四）财会档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入财会工作计划、规划、纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。

（五）财会档案工作应逐步采用先进的管理技术手段，将所编制的财会档案数据贮入计算机中。大力开发档案信息资源，为学院进行会计监督、分析决策和制定教育发展计划服务。

（六）要把财会档案工作列入学院发展规划，在经费、库房、设备和人员分配等工作条件上给予保证。

二、财会档案归档范围的确定

（一）确定的原则

1．归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的财会文件材料，必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3．归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等方面。具体范围见附件《财会类档案归档范围和保管期限表》。

2．归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

（三）不归档的文件材料

1．上级有关财务的普发的（非专指高校）、不办的文件；

2．未定稿的文件；

3．重份文件及校内其他单位发来的文件；

4．未生效的合同、协议、单据；

5．无查考利用价值的一般性、临时性文件；

6．与校外单位交换来的材料；

以上不归档的某些材料，也可有选择地作资料暂存。

三、财会文件材料的部门立卷及归档流程

（一）形成积累

1．学校财务部门领导在制定财务计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，确定本部门的专（兼）职档案员。

2．财会部门的专（兼）职档案员，要督促会计承办人员，做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、系统和准确。

3．学校档案部门应了解会计业务，监督、指导、检查财会部门的档案业务工作。

（二）整理组卷

1．学校财务部门及校内在专业银行开户的以及办有经济实体的单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷。

2．坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各财会部门专（兼）职档案员负责将积累的文件组卷成册，向学校档案部门移交。

3．遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。

4．按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

5．财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。

6．案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明，确切地反映卷内材料内容，包括责任者，内容和文件类型、名称，用毛笔书写，字迹工整、清晰。

7．卷内目录表应用于永久、长期保管的案卷，按规定格式填写，用钢笔或毛笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔书写。

8．编写页号，每卷页号均从1开始，位置在有书写文字的页上非装订线一侧的上角。

9．对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。

10．备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。

11．卷内文件材料要去掉金属物，对破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

12．案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。

（三）归档验收

1．当年产生的会计材料，财务部门应于次年第一季度内整理组卷，通知档案部门进行审查。

2．财务部门移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管三年，期满后的次年六月底前由财会部门的专（兼）职档案员，将应归档的财会档案编制移交目录一式二份送领导审核签字后，连同案卷集中向学院档案部门办理移交手续。

3．财会部门移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案部门有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。

4．学校档案部门接受保管的财会档案，原则上应保持原装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。

5．档案部门对违反财会档案管理制度的，有权进行检查纠正。