河南理工大学重大活动档案管理办法(试行)

第一条 为加强河南理工大学重大活动(以下简称重大活动)档案的科学管理，有效保护和利用重大活动档案，根据《中华人民共和国档案法》和《河南省档案管理条例》等有关法律、法规规定，结合我校实际制定本办法。

第二条 本办法所称重大活动，是指河南理工大学内发生的涉及政治、经济、科学、文化、卫生、体育、外事、宗教等方面具有重要影响、规模较大的活动：

(一) 党和国家领导人在我校的公务活动；

(二) 外国政要、国际组织及其负责人、外国对华友好团体和著名友好人士等在我校的参观访问活动；

(三) 省级领导参加的本校重大公务活动；

(四) 国家、我省及部分省(直辖市、自治区)在河南理工大学召开的重要会议、举办的重要活动、建设的重点工程项目；

(五) 在我校范围内产生重大影响的生产事故、突发公共卫生和社会安全事件的处置活动；

(六) 其它对我校具有重大影响的活动。

第三条 本办法所称重大活动档案，是指在重大活动中直接形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料，主要包括：

(一) 纸质文件材料(各种文件、讲话、记录、宣传报道、题词等)和电子文件；

(二) 声像档案(录音带、录像带、照片及文字说明等)；

(三) 有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括标志、证书、证件、奖章等；

(四) 外国政要、友人赠送的礼品；

(五) 其它具有保存价值的档案材料。

第四条 重大活动档案管理工作遵循加强督导、统一协调、集中保管、有效利用的原则。

(一) 河南理工大学档案馆负责重大活动档案管理工作；

(二) 重大活动组织、承办单位以及重大活动涉及的单位应加强重大活动档集的管理，并接受河南理工大学档案馆的档案业务指导和监督；

(三) 重大活动组织、承办单位以及重大活动涉及的单位负责重大活动档案收集、整理工作，并向河南理工大学档案馆移交重大活动形成的档案材料。

第五条 河南理工大学档案馆要建立健全重大活动档案管理工作机制，依据重大活动的不同内容，分类建立专题档案库，加强与组织、承办单位的联系，及时掌握重大活动的有关情况，指导和督促组织、承办单位做好重大活动档案收集、整理工作。

重大活动档案管理所需经费列入校级财政预算。

第六条 重大活动组织、承办单位以及负责重大活动宣传报道的新闻媒体单位应当在重大活动结束后60日内，向河南理工大学档案馆办理备案手续；90日内，向河南理工大学档案馆移交重大活动档案。

特殊情况需要延迟移交档案的，须经河南理工大学档案馆同意。

重大活动组织、承办单位以及涉及的单位可以保留重大活动档案的副本或复制件。

第七条 河南理工大学档案馆应将重大活动档案单独设立全宗，安排专人负责重大档案的收集、整理、鉴定等工作。

河南理工大学档案馆在重大活动档案整理、鉴定结束后，依据《中华人民共和国档案法》的有关规定及时向社会开放。

第八条 对在收集、整理、保管、利用重大活动档案工作中做出突出贡献的单位和个人，由河南理工大学给予表彰和奖励。对未按规定收集、整理重大活动档案和未按规定向河南理工大学档案馆移交重大活动档案的承办单位，责令其限期改正；违反《中华人民共和国档案法》和《河南省档案管理条例》的，依法追究其责任。