校属各单位：

按照《高等学校档案管理办法》和《河南理工大学档案管理办法（修订）》（校办〔2015〕18号）要求，现就做好学校2016年度档案材料归档工作安排如下：

一、归档范围

1.凡本单位在工作活动中直接形成的，能反映本单位工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围。（详见附件）

2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（光盘、照片等）。声像、电子类文件材料作为纸质材料的副本，随纸质文件材料一同归档。

3.以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

二、归档要求

1.各单位分管档案工作领导要切实加强对本单位归档工作的领导，兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。

3.重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。

4.归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。

5.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。

6.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间，并刻录光盘（一式3份）。

7.上述归档材料均为非涉密材料，涉密材料归档按校保密办要求移交保密档案室。

三、归档程序

1.归档验收。档案移交时，交接双方当面检查，档案馆工作人员按立卷归档要求进行验收，不符合要求的请归档部门按要求整理合格后，办理移交手续。

2.移交手续。归档单位移交档案材料时必须根据移交类型填写相应的“档案移交目录表”，目录表一式2份，交接双方签字并加盖所在单位印章后，归档单位留存1份，档案馆留存1份备查。

3.归档时间。党政各部门在5月底以前将上年度产生的文件材料归档；各学院在6月底以前将上年度产生的文件材料归档。教学档案按学年在每学年结束后、11月底前归档。科研（课题）类项目档案，在项目完成、通过鉴定验收后2个月内归档。设备档案在设备验收完毕正常投入使用后归档。基建档案在工程项目验收后两个月内归档。声像载体材料在完成制作后3个月内归档，照片档案在次年4月底以前归档。实物档案在次年6月底以前归档。获得市级以上表彰的奖状、奖旗、奖杯、证书和具有特殊意义的实物，若本单位利用率高,可在原单位暂存或随时移交档案馆，但应完成实物档案目录的移交，具体事宜请联系档案馆综合档案室。

请各相关单位按照本通知时间节点要求，将本部门2016年产生的属于归档范围的各类文件资料按归档要求整理移交档案馆综合档案室（图书馆7楼，联系电话3987007）。若有2016年度以前未归档的档案材料，按要求分年度整理好一并归档。