河南理工大学人事档案管理若干规定

（校党文〔2011〕2号）

为进一步做好学校教职工人事档案管理工作，切实提高人事档案管理的制度化、规范化和科学化水平，使人事档案更好地为组织人事工作服务。根据中组部《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》等精神，结合学校实际，现将人事档案管理作如下规定：

一、人事档案的收集归档

（一）收集对象

全校在职在编教职工。

（二）收集范围

1．履历材料：包括干部履历表、工人履历表和更改姓名的证明等材料。

2．自传材料：包括个人自传等属于自传性质的材料（主要是个人成长过程及家庭情况的材料）

3．考核考察材料：年度考核登记表、干部考察材料、学习期间的鉴定及其他具有鉴定性质的材料。

4．学历和专业技术职称评审材料：成人教育（大、中专）、高考和研究生考生报考登记表，学生登记表，学习成绩单，毕业生登记表，论文答辩评审表，授予学位证明材料，国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料；博士后研究人员工作期满登记表等材料；各类进修人员学习成绩等材料；各类专业技术职务任职资格评审表和聘任材料；工人等级审批表等。

5．政治历史审查材料：入党、入学、出国、参军等方面的政审材料；更改民族、出生年月、参加工作时间等的个人申请，组织审查报告、上级批复及相关证明材料。

6．入党入团材料：中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员考察鉴定表、入党转正申请书、综合性政审材料及有关证明；党员登记表；民主评议党员中认为不合格的党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见、退党材料；共青团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。

7．奖励材料：各类先进人物登记表，有突出贡献优秀专家、学者，获各级优秀教师、优秀教育工作者、优秀党员、优秀党务工作者等审批表；

8．处分材料：纪委监察等部门工作中形成的材料：处分决定，免予处分的意见，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；复查甄别报告、决定（结论）和上级批复等。

9．工资、任免和出国等材料：（1）各类人员工资变动审批表、转正定级审批表；（2）干部任免表；（3）办理因公出国（境）审批表、备案表；（4）参加党代会、人代会、政协、民主党派代表会的有关登记表；（5）干部、工人录用、聘用工作中形成的审批表、合同书、协议书，续聘、解聘和辞退、辞职审批材料等；办理退休或相关待遇等工作中形成的审批表。

10．其他材料：毕业生就业报到证、确定工伤致残的材料、办理丧事活动中的悼词（生平简介）、死亡通知、法院判决书、离婚材料等有保存价值的材料。

（三）归档要求

1．归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应真实完整、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人签字，有形成材料的日期。

2．归档材料必须手续完备。凡规定应由组织盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签名的，由组织注明后方可归档。

3．凡组织上形成的材料，如奖惩、入党、入团、鉴定、晋升、任免、录用及各种审批表等，必须注明批准机关名称、组织、公章、材料的审批及形成时间。

4．凡各有关部门及个人所形成的人事档案归档材料，应一律用16K（长260毫米、宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）的办公用纸，材料左边应留出20—25毫米装订边。文字须是铅印、胶印、蓝黑或黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得使用复印件代替原件存档。如确需复印件存档的，须经原件形成单位的人事部门（或档案馆）盖章或人事部门与原件验证后盖章方能认可。

（四）收集方法

1．教职工要根据人事档案的归档范围，将应归入个人档案的材料及时交送人事部门并办理交接手续。工作中形成人事档案材料的组织部、统战部、校工会、人事处、科技处、研究生处、监察处、国际处、各学院等相关部门（单位），应尽快建立健全本部门（单位）人事档案材料归档的工作机制，将此项工作列入到本单位的日常工作程序。

2．各有关部门要在材料形成后的一个月内，按要求整理材料后送交档案管理部门；档案管理部门应经常与各形成人事档案材料的有关部门联系，及时掌握各类人员的归档材料形成信息，及时向有关部门收集新形成的人事档案材料并予以归档，使人事档案能及时、准确、全面地反映每个人的真实情况，更好地为组织人事工作提供服务。

二、人事档案的查（借）阅

（一）基本原则

1．人事档案主要为组织、人事等部门对教职工进行考察、任免、聘任、政审、调动、组织处理、入学、入党、入团、出国、考研、工资调整、退休等提供依据，其他目的一般不予查（借）阅。

2．查（借）阅人事档案人员，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、增添、污损、抽取、折叠或撤换档案材料；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违者视情节轻重予以严肃处理。

3．查（借）阅人事档案的单位和个人，未经批准不得擅自抄录、拍摄或复制档案内容；因工作需要从档案中取证的，必须由人事档案主管领导审查批准后方可复制、抄录或拍摄，加盖组织部门公章后，方为有效。

4．查（借）阅人事档案人员，严禁查（借）阅本人及其亲属的档案，严禁用电话查询和答复档案内容。

5．查阅人事档案，必须在人事档案室进行，严禁将档案材料带出，如因特殊情况必须借出时，须严格办理相关手续。借出的档案须妥善保管，不得转借他人，不得给无关人员翻阅，用后及时交还。

6．严禁因私查（借）阅人事档案。

（二）相关手续

1．校内相关单位因工作需要，须查阅人事档案时，查阅档案人员需填写《查阅人事档案审批表》（见附件1），注明查档理由，经查阅单位负责人签字、人事档案主管部门负责人签字方可查阅；外单位因工作需要，须查阅我校教职工人事档案时，必须由2名中共正式党员持单位正式介绍信和身份证，经人事档案主管部门负责人批准后，方可查阅。

2．校内单位除组织、人事部门外，查阅人员不得查阅非本单位人员档案；如有特殊情况确须查阅的，由查阅人员所在单位开具介绍信，除办理上述相关查阅手续外，须经分管校领导批准，方可查阅。

3．人事档案一般不得借出档案室。组织、人事部门确因工作需要借阅人事档案的，须认真填写《借阅人事档案审批表》（见附件2），严格执行借阅审批程序，注明借档理由，经借阅单位负责人和档案主管部门负责人签字后，方可借阅。其他单位一般不得借阅人事档案，确因工作需要借阅的，除办理上述借阅手续外，须经分管校领导批准，方可借阅。

三、人事档案的转递

1．根据有关干部任免、人事调动、考研通知等组织（单位）要求办理档案转递手续，个人联系邮寄档案一律不予受理。

2．教职工办理相关离校手续后，到人事部门填写《转递档案登记表》（见附件3），并告知相关工作人员办理转递档案审批手续。

3．转出的档案材料必须完整齐全，并按规定认真整理，不得扣留材料或分批转出。

4．转递档案须按统一规定填写《干部档案转递通知单》（见附件4），连同档案材料一起严格密封，加盖密封章后通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交由本人自带。

5．转出的人事档案，在一个月内未收到回执，档案管理部门要及时发函或电话查询，避免丢失。

6．因工作需要调进学校的教职工，其人事档案转进学校审核后，方可启动人事调动程序。对转进的人事档案，人事部门要及时认真清点，不合规定的要及时退回，缺少材料的要迅速催补；查实无误后，人事部门应及时移交档案管理部门，由档案管理部门将转递档案的回执联反馈给档案寄出单位。因特殊情况无法调档的，经领导批准，须重新建档。重建档案，人事部门应认真核实重建档案人员的相关证件及材料原件（如各种学历学位证书、任职资格证书、获奖证书、工作经历及干部任免文件等），在对应材料的复印件上加盖人事部门审核公章后，与其他应归档的材料原件一并转交档案管理部门。

四、人事档案的保管和安全保密

1．保管人事档案的设施和安全措施必须符合国家有关规定，确保人事档案的绝对安全。

2．建立档案查阅、借阅和转递的详细登记制度。

3．实行“两把钥匙、两人管理”，须2名档案管理人员同时在场方可进入。

4．严禁携带人事档案进入公共场所。

5．严禁无关人员进入人事档案室。

6．严禁个人私自留存他人档案材料。对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊，违犯有关法规者，视情节轻重予以严肃处理。

7．档案材料不得擅自转移、分散、销毁和丢失。

8．不得向无关人员谈论有关人事档案的内容，如有泄露或公布档案内容者，应视情节轻重予以严肃处理。

五、人事档案材料的销毁

1．收集的人事档案材料，经过鉴别后属于重复或不应归档或无保留价值的，经过严格的认证和审批后要及时销毁。

2．销毁的材料要进行登记，注明标题及简要内容，材料形成时间和销毁理由，经学校主管领导审批后方可销毁。

3．销毁材料时，必须到保密部门指定的场所进行销毁，并由2名中共正式党员负责监督销毁。

4．在人事档案管理过程中形成的废纸须作粉碎处理。

六、人事档案工作人员职责

1．忠于职守，严格按档案管理工作的各项规章制度办事，维护干部人事档案的真实性。

2．及时收集、鉴别和整理干部人事档案材料。

3．严格按规定办理人事档案的查阅、借用、转递和统计工作。

4．做好人事档案的保管、保密和保护工作，确保人事档案的完整与安全。

5．确保电子档案信息与纸质档案信息的一致性。

6．做好人事档案的基础建设，促进人事档案工作制度化、规范化和科学化。

七、本规定自下发之日起实行，由校党委组织部负责解释。

附件1：

查阅人事档案审批表

附件2：

借阅人事档案审批表

附件3：

转 递 档 案 登 记 表

干部档案转递通知单存根 第 号

兹将 等 同志的档案材料转去，请按档案内所列目录清点查收，并将回执寄回。 中共河南理工大学委员会组织部 年 月 日
姓 名	原在何部门任何职	何时决定调往 何部门任何职	档案正副本数目
			正 本	副 本