校办〔2016〕35号

关于印发

《河南理工大学照片档案归档办法》的通知

校属各单位：

《河南理工大学照片档案归档办法》已经学校研究通过，现予以印发，请遵照执行。

河南理工大学

2016年10月31日

河南理工大学照片档案归档办法

为规范学校照片归档工作，根据《照片档案管理规范（GB/T 11821-2002）》，结合学校实际，制定本办法。

一、归档范围

1．记录学校重大活动、重要会议和重要工作成果的照片。

2．记录厅级以上领导人和著名人物莅校视察、参加与学校有关活动的照片。

3．学校组织或参加的重要外事活动的照片。

4．记录学校重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

5．记录学校重点工程、名胜古迹、自然风光、著名人物的照片。

6．毕业生合影照片。

7．其他具有保存价值的照片。

二、归档要求

1．照片档案归档实行部门立卷制，由照片形成单位按本办法的要求立卷并定期向档案馆移交归档，任何单位或个人不得据为己有。

2．对反映同一内容的照片，应选择其主要照片归档，应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰、剪裁等特点。照片经过修改的不能作为档案归档。

3．以胶卷形式拍摄的照片，底片应与照片一同归档。对以数码相机拍摄的照片，反映重要内容的应冲洗纸质照片，并与数码照片一并归档；反映一般内容的，可只归档数码照片。

4．照片、底片、说明应齐全。

5．底片与照片影像应一致。

6．除合影照片外，一般归档照片的规格为6吋（15.24×10.16cm²）。

三、归档时间

对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，在事件结束后1个月内向档案馆归档。对数量多、整理任务重的照片，归档时间最迟应于次年度4月底前完成。

四、照片的整理

1．照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。

2．照片、底片应分开存放。

3．按照片、底片的价值划定存留年限，分为永久、长期、短期三种。保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执行。

4．照片的分类按保管期限——年度——问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——问题——年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。

5．使用数码相机拍摄的照片，应在归档前对照片进行筛选，选取最能代表事件（活动）内容且拍摄质量优良的照片予以归档。一般性事件照片的归档数量以3—5张为宜；重大事件（活动）的照片以能够反映事件（活动）内容为原则，可根据情况相应增加。归档的数码照片应无未经修饰的原始照片。

五、照片的排列

应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。

六、照片的编号

1．照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号组成。照片号有两种格式：

格式一：保管期限代码——册号——张号

格式二：保管期限代码——张号

若采用格式二，可选用照片、底片分别编号法或合一编号法（影像相符的照片、底片编号相同）。选用合一编号法宜以照片、底片齐全为基础。

2．保管期限代码：分别“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。

册号：在某一保管期限内照片册的排列从“1”开始的顺序编号。

张号：格式中的张号是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。格式二中的张号是指在某一保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号。

3．照片的入册

照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。

要按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。

对所有处册的照片均应填写文字说明。文字说明应综合运用时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息,照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。具体要求为：

时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；

地点：被摄物所在的具体地点；

事由：照片影像所反映事件、事物的情由；

人物：照片影像上主要人物的姓名、职务、在照片中所处的位置；

背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；

摄影者：照片的拍摄人。

4．大幅照片的说明

对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。

5．组合照片说明的填写

一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。

组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项,应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量, 同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号,组联符号按组依次采用“①”“②”“③”……同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用“①”。组联符号不宜越册。

七、附则

本办法自印发之日起实施，由学校档案馆负责解释。