河南理工大学科研档案工作规范

一、科研档案工作的基本原则

（一）凡在科研管理和实践活动中直接形成，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。

（二）科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

（三）科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

（四）要努力实现高校的科研档案工作从经验管理向科学管理转变，并逐步采用先进管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学校工作和社会发展服务。

（五）把科研档案工作列入学校科研发展计划中，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从学校科研经费总额中拨出一定的数额作为科研档案工作经费。

二、科研档案归档范围的确定

（一）确定的原则

1．归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3．归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

4．几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。

5．与国外合作的研究课题，经协商在协议，合同中明确科研文件材料的归档办法。一般应归入外事类。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见附件《科研类档案归档范围和保管期限表》。

2．归档的重点是本校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

3．取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

（三）不归档的文件材料

1．上级有关科研的普发的（非专指高校）、不办的文件；

2．上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书；

3．未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；

4．重份文件；

5．无查考利用价值的事务性、临时性文件；

6．非隶属单位抄送的，不办、也无参考价值的文件；

7．院内其他单位发来的文件；

8．与校外单位交换来的材料。

以上不归档材料如认为必要，也可有选择地作资料暂存。

三、科研文件材料的部门立卷与归档流程

（一）形成积累

1．课题组长在制订和讨论工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。

2．由课题组兼职档案员到学校科研档案管理部门领取文件积累袋、实验记录本、科研报告等统一用纸。

3．学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。

4．档案部门应深入课题组了解课题发展情况，督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作。

5．归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一、图样清晰、签字手续完备。

6．科研管理性文件材料归档三份，科研报告底稿一份，复制稿两份，原始资料全部。

（二）整理组卷

1．坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后，由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。

2．根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料、科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

3．内容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。

4．拆除案卷内的金属物，对破损的科研文件材料进行修补。

5．科研文件材料根据实际情况采用科技档案袋、盒（夹）等方式保管，每件科研文件材料用线装订。

6．科研管理部分的文件材料，按党、政档案要求组卷装订。并编写件号及每件材料的标题。装订卷的全部科研文件材料按顺序编写页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订卷的全部科研文件材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号戳记，并逐项填写。

7．除密不可分的配套的声像载体材料外。其余均应分别组卷专柜保管，档号必须与文字材料卷保持一致，并按《声像载体档案工作规范》要求处理。

8．课题组组织归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见，密级分为绝密、机密、秘密三种，按《科学技术保密条例》办理。

9．填写卷内目录，备考表和案卷封面。

10．课题组长填写归档说明书，放入每个研究课题第一卷的卷内目录之前。

四、归档验收

1．科研管理部门负责管理性文件和课题材料的归档工作。

2．归档时间

（1）科研管理性文件材料在次年六月底以前归档。

（2）科研项目在通过鉴定验收后两个月内由课题组汇总交科研处归档。

3．重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学校档案部门参加。

4．归档时档案部门应进行审查、验收，并在成果登记表上签署意见，加盖档案部门专用章。凡归档不完整、不齐全者，学校档案部门拒绝出具证明，科研管理部门不得申报成果。

5．科研部门填写科研档案移交目录一式两份，连同案卷一同向档案部门移交，经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。