河南理工大学声像档案工作规范

一、声像档案工作的基本原则

（一）凡反映学校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。

（二）声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。

（三）声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用。

（四）声像档案工作必须纳入学院党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

（五）要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变，并逐步采用计算机管理手段，大力开发声像档案信息资源，为提高学院的教学、科研和管理工作水平服务。

（六）声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。

二、声像档案归档范围的确定

（一）确定的原则

1．归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3．归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理，制作工作和声像载体材料三个方面，具体范围见附件《声像类档案归档范围和保管期限表》。

2．归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

（三）不归档的文件材料

1．不能反映本校工作、活动的声像材料。

2．音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料。

3．重份声像材料。

三、声像载体材料部门立卷和归档流程

（一）形成积累

1．现代教育中心、宣传、报刊出版部门和其他声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。

2．声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位专（兼）职档案员移送全套案本。

3．单位专（兼）职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向校档案部门移交。

（二）整理组卷

1．立卷原则

根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单件声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号、既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

2．立卷分类

（1）按介质分为纸质文件材料和声像载体材料。

（2）纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。

（3）声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。

（4）同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。

3．立卷分工

（1）综合管理材料，由电教中心立卷归档。

（2）制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档。

（3）两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。

（4）外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托征集。

4．归档材料的整理

（1）检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，生霉、发潮的，要及时冲淡、风干。

（2）根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅、进行系统整理，组成保管单位。

（3）照片及底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作者），其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

（4）声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号，声像制作的文字材料整理要求按各门类档案的质量要求执行。

（5）声像制品的装具，一般应使用原装具。经制作后的原件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。

（三）归档验收

1．声像材料形成部门应在规定时间向档案部门办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。

2．归档的声像载体的文件材料，必须符合本规范的质量要求。

3．综合管理材料归档时间为次年六月底以前。声像载体材料在完成制作后三个月内归档。照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。在特殊情况下，档案部门可以提前或延迟接收。