河南理工大学党、政档案工作规范

一、党、政档案工作的基本原则

（一）凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。

（二）党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

（三）党、政文件材料应严格实行立卷单位立卷归档制度。

（四）党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部、处、室、院、系、所的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理，即布置、检查、总结，验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

（五）学校各部、处、室、院、系、所要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同校档案部门认真做好党、政档案的收集整理、归档工作。

（六）要努力实现党、政档案工作从手工管理向现代化管理的转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。

二、归档范围的确定

（一）确定的原则

1．归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2．归档的党、政文件材料必须反映学校党、政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3．归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

（二）归档的主要内容和重点

1．主要内容包括党务、行政（教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外）、工会、共青团四个系统的内容，具体范围见附件《党群、行政类档案归档范围和保管期限表》。

2．归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件，上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

（三）不归档的文件材料

1．上级机关普发供参阅、不办的文件材料。

2．上级机关发来供工作参考的抄件。

3．上级机关征求意见未定稿的文件。

4．重份文件。

5．无查考利用价值的事务性、临时性文件。

6．未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。

7．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

8．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信。

9．学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。

10．本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。

11．为参考目的从各方面收集的文件材料。

以上某些方面如果需要，也可以选择作资料暂存。

三、党、政文件材料的部门立卷和归档流程

（一）形成积累

1．学校各部、处、室、馆、党委、党总支、院、系、所、工会、团委和直属部门均为立卷单位，分工归口立卷。

2．各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生新的内容，参照附件《党群、行政类档案归档范围和保管期限表》编制案卷类目。

3．每一个立卷归档单位的专（兼）职文书处理员或兼职档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归卷。

（二）立卷

1．立卷原则。立卷单位应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌的部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

2．立卷分工。中共中央、国务院、省、市党委、人民政府、国家教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务的，由各承办单位立卷归档。

3．以校党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档应归档三份，重要的档案材料归档二份。由各部门立卷归档，归档三份，重要的档案材料归档二份。

4．党委和学校召开的代表大会、全委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全院性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

5．校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。

6．两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

7．各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。

8．重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

（三）立卷程序

按照归档时间要求由专（兼）职档案员按案卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：

1．检查案卷的文件成分。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。

2．检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

3．检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

4．检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷，问题单一，文件数量少者可组薄卷。

（四）立卷分类

1．分年度

先将文件按其形成的年度分开，一般文件归入文件形成年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。

2．分问题

将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

3．分期限

将文件按照规定的不同保管期限分开。

（五）立卷组合

1．立卷组合的基本要求

立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。

2．立卷组合形式，一般按下述内容和顺序进行：

会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷。

非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷。

人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合。

统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷。

学校管理和业务活动形成的业务文件，调研材料等，一般按单一问题组合。

工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合。

简报按名称或期号组合。

其它文件材料可按照特殊的形式组合。

（六）卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。

批复、批示在前、请示、报告在后。

正件在前，附件在后。

正本在前，定稿在后。

转发件在前，被转发件在后。

非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后。

其它文件材料按时间顺序排列。

（七）对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊，对较大的表格，要适当地折叠，拆除文件材料上的金属物。

（八）成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。

卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。

卷内文件应逐件加盖档号章，并填写档号章的各个项目，编制件号、档号章的位置在每件文件首页的右上角，卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件，请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数，正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。

（九）填写卷内文件目录

顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

文号：文件制发机关的发文字号。

责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“〔〕”号。

日期：文件的形成时间。填写时可省略“年、月、日”字，在表示年、月、日数的右下角加“·”号。

页号：卷内文件起止之页的编号。

（十）填写卷内备考表

本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。

立卷人：由组成本卷的责任者签名。

检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。

（十一）对采用立薄卷方式的案卷，必须用软卷皮，几卷再装入硬卷皮（盒）内。

（十二）拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“×××文件材料”；除一般函件外，不得用“×××”来往文书；除了非诉讼案件材料外，不得用“×××案件”。

（十三）归档验收

立卷单位整理好案卷，学校档案部门派人检查合格后，填写移交目录，在次年六月份以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。